Vérifier si un client est sur Peppol avant d’envoyer la facture

En bref. Avant la première facture à une entreprise belge, vérifiez qu’elle a une adresse Peppol. Cherchez son numéro de TVA dans l’annuaire public Peppol, ou laissez votre logiciel le faire à l’envoi. Elle n’est pas inscrite ? Vous pouvez facturer en PDF. C’est à elle de se mettre en règle.

Pourquoi vérifier

Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre deux entreprises belges assujetties passe par Peppol. Si votre client n’est pas sur le réseau, votre envoi échoue et la facture n’arrive pas. Le retard de paiement commence là.

Le guide Peppol 2026 détaille l’obligation.

Méthode 1 : l’annuaire Peppol

Le réseau Peppol tient un annuaire public de ses membres, sur directory.peppol.eu. Cherchez-y votre client avec son numéro de TVA.

• Une fiche apparaît : il a une adresse Peppol et peut recevoir.
• Rien n’apparaît : il n’est pas encore inscrit, ou il l’est sous un autre numéro.

Trois précautions évitent les fausses alertes :

1. La recherche échoue ? Tapez le numéro sans « BE » ni points, puis réessayez avec. Les membres belges sont identifiés par leur numéro d’entreprise.
2. Un même groupe peut avoir plusieurs numéros. Demandez à votre client celui de la société à facturer.
3. Vérifiez d’abord que le numéro existe. Le vérificateur de numéro de TVA fait le calcul de contrôle, ouvre la fiche BCE et mène à l’annuaire Peppol en un clic.

Méthode 2 : votre logiciel

Un logiciel connecté à Peppol consulte l’annuaire au moment de l’envoi. Le numéro du client est lié à une adresse Peppol valide ? La facture part. Sinon, le logiciel affiche une erreur, et vous passez par une autre voie, en général l’e-mail.

Au quotidien, c’est la meilleure méthode. Vous n’avez rien à faire, et la preuve de l’essai reste dans le logiciel. Le comparatif des logiciels Peppol indique ceux qui expliquent la cause de l’échec.

Si le client n’est pas inscrit

Le SPF Finances prévoit une solution de repli depuis le 1er janvier 2026. Si le client ne peut pas recevoir pour des raisons techniques, « le fournisseur ou prestataire n’est pas tenu d’émettre une facture électronique ».

Vous devez quand même facturer, « sur papier ou sous forme électronique ». Un PDF par e-mail fait l’affaire. Le client, lui, doit « prendre sans délai les dispositions nécessaires ».

Faites alors trois choses :

1. Prévenez le client. Dites-lui qu’il n’est pas joignable sur Peppol, que vous envoyez un PDF et qu’il doit s’équiper. Les amendes Peppol commencent à 1 500 € pour l’entreprise non équipée.
2. Envoyez une facture complète, avec toutes les mentions obligatoires. Le PDF ne dispense d’aucune mention.
3. Gardez la trace de l’échec dans le dossier de la facture : capture de l’annuaire vide ou message d’erreur du logiciel. En cas de contrôle, c’est votre preuve de bonne foi.

Revérifiez à la facture suivante. Beaucoup d’entreprises se sont inscrites en 2026.

Quand la question ne se pose pas

Ce point ne concerne que quelques types de clients.

Client	Peppol ?
Particulier	non : PDF ou papier
Établi à l’étranger	pas obligatoire, possible s’il y est
Ne fait que des opérations exemptées de TVA (médecin, école)	non : il n’a pas à pouvoir recevoir, facturez en PDF
En faillite, ou étranger sans établissement en Belgique	hors obligation
Sous la franchise TVA	oui : il doit pouvoir recevoir, vérifiez comme pour les autres

Exemple : première facture à un nouveau client

Vous êtes développeuse freelance. Une SRL de Liège vous commande 1 000 € hors TVA de travail. Avant de facturer :

1. Vous collez son numéro de TVA dans le vérificateur. Le contrôle passe, et la fiche BCE indique « actif ».
2. Vous cliquez vers l’annuaire Peppol. Une fiche existe : la SRL peut recevoir.
3. Vous créez la facture dans votre logiciel : 1 000 € hors TVA, 210 € de TVA, 1 210 € au total. Le logiciel l’envoie par Peppol, et le client la reçoit dans son logiciel comptable.

L’étape 2 ne donne rien ? Envoyez le PDF, prévenez le client et archivez la capture. C’est tout.

Ce que vous faites maintenant

1. Vérifiez une fois chacun de vos clients professionnels belges, avec le vérificateur de numéro de TVA et l’annuaire Peppol.
2. Notez le résultat dans votre fichier clients : Peppol oui ou non, et la date.
3. Écrivez un mot aux « non » : vous facturez en PDF jusqu’à leur inscription, et l’obligation est de leur côté.
4. Pour la suite, laissez votre logiciel du comparatif Peppol vérifier à chaque envoi.

Cette vérification est une étape de la checklist Peppol, avec le choix du logiciel et le test de réception.