Conservation des factures : 10 ans, et deux exceptions

En bref. Une facture se garde dix ans, à partir du 1er janvier de l’année qui suit sa date. Comptez quinze ans pour ce qui touche à un bâtiment ou un terrain. Une copie numérique suffit, si vous pouvez encore l’ouvrir dans dix ans. Le plus simple : exportez vos factures chaque année.

Vous changez de logiciel de facturation. L’ancien abonnement s’arrête, et trois ans de factures partent avec lui. Personne ne s’en rend compte avant le contrôle.

La règle : dix ans

Le SPF Finances est clair : « Vous devez conserver les factures, des copies des factures, des journaux et autres documents pendant 10 ans. »

Le délai ne démarre pas le jour de la facture.

1. Pour une facture, émise ou reçue, il démarre le 1er janvier de l’année qui suit sa date.
2. Pour un journal (ventes, achats, recettes), il démarre le 1er janvier qui suit sa clôture.

Une facture du 15 mars 2026 se garde jusqu’au 31 décembre 2036. Une facture du 20 décembre 2026 aussi. Le mois ne change rien, seule l’année compte.

Deux exceptions

Ce point ne concerne que les achats immobiliers et les investissements amortis.

1. Bâtiment ou terrain (achat, construction, gros travaux) : quinze ans. La TVA sur ces biens peut être revue plus longtemps.
2. Investissement : sept ans après le dernier amortissement. Un ordinateur acheté en 2026 et amorti sur trois ans l’est jusqu’en 2028. Sa facture se garde jusqu’à fin 2035. Une voiture achetée la même année et amortie sur cinq ans se garde jusqu’à fin 2037.

Dans la plupart des cas, la règle des investissements ne dépasse pas les dix ans. Elle ne compte que pour les amortissements longs.

Ces deux délais viennent d’une source secondaire (Accountable, mise à jour du 15 avril 2025), qui renvoie au Code de la TVA. La page du SPF citée ici ne les détaille pas. Pour un bien précis, votre comptable tranche.

Numérique ou papier

Le papier n’est plus exigé. Une copie numérique est acceptée si elle est lisible et complète. Depuis le 1er janvier 2026, vos factures entre entreprises belges passent par Peppol. Ce sont des fichiers : il n’y a plus d’original papier à ranger.

Une bonne archive numérique remplit quatre conditions :

1. elle reste accessible pendant toute la durée, même si vous changez de logiciel ou de banque ;
2. elle garde le fichier Peppol reçu tel quel, pas une capture d’écran ;
3. vous y retrouvez un document par sa date ou son numéro ;
4. elle est sauvegardée ailleurs que sur votre ordinateur.

Le vrai danger n’est pas l’administration. C’est la perte : un disque qui lâche, un abonnement résilié, un compte fermé.

Ce que vous risquez sans facture

Une facture d’achat introuvable, c’est une TVA déduite sans preuve. L’administration peut la rejeter, avec intérêts et amende. Elle peut aussi refuser la dépense dans votre impôt sur les revenus.

Une facture de vente qui manque dans votre numérotation attire l’attention sur toute la série. Le guide des mentions obligatoires explique pourquoi elle doit rester continue.

Exemple : un graphiste en 2026

En 2026, un graphiste émet 60 factures et en reçoit 40. Il achète un ordinateur à 2 400 €, amorti sur trois ans, et loue un bureau.

Document	À garder jusqu’au
60 factures de vente 2026	31 décembre 2036
40 factures d’achat 2026	31 décembre 2036
Facture de l’ordinateur (amorti 2026-2028)	31 décembre 2035
Journal des ventes 2026	31 décembre 2036
Quittances de loyer 2026	31 décembre 2036

L’ordinateur se garde un an de moins que le reste. Notre conseil : alignez tout sur dix ans, vous ne vous tromperez jamais.

Ce que vous faites maintenant

1. Exportez vos factures depuis votre logiciel une fois par an. Le comparatif des logiciels Peppol indique ceux qui proposent un export complet.
2. Classez-les par année, dans un dossier sauvegardé hors de votre ordinateur.
3. Sur vos factures immobilières et d’investissement, notez l’année où vous pourrez les jeter.
4. Vous utilisez le générateur de facture ? Enregistrez chaque PDF dès qu’il est créé : rien n’est stocké sur ce site.
5. Une facture envoyée hors délai se garde dix ans comme les autres. Mais elle peut d’abord vous coûter une amende, alors facturez à temps.

L’export annuel fait partie de la checklist de clôture d’année, et la conservation de celle de la facture conforme.