Je facture un client
Une facture mal faite coûte cher : un client qui la refuse, une TVA à corriger, un paiement qui n’arrive pas.
Le parcours suit une mission du devis au paiement. À chaque étape, ce qu’il faut savoir et les questions à poser.
Un cas qui sort de l’ordinaire ? Voir les cas particuliers en fin de page.
Étape 1Faire un devis qui vous protège
Avant la mission
Un devis accepté est un contrat. Une fois reçu par le client, il vous lie pendant sa durée de validité.
Avant d’envoyer le premier, vérifiez qui est votre client. Son numéro dit s’il existe et s’il est assujetti à la TVA.
Ce qu’il faut savoir
- Sans durée écrite, le devis vous lie pendant un « délai raisonnable ». Trente jours est un bon choix par défaut.
- Dès que l’accord du client vous parvient, il est lié lui aussi.
- Un acompte encaissé rend la TVA due tout de suite. La facture d’acompte part au plus tard le 15 du mois suivant.
À faire
- Écrivez sur chaque devis sa durée de validité et ce qui se passe en cas d’annulation.
- Gardez l’acceptation du client, e-mail compris, dans son dossier.
Les questions à poser
- Quel est votre numéro d’entreprise, et êtes-vous assujetti à la TVA ?
- À quelle adresse et à quel nom dois-je facturer ?
- Recevez-vous vos factures par Peppol ?
Qui peut vous aider
- BCE Public Search
Vérifier gratuitement qu’une entreprise belge existe.
- VIES
Vérifier le numéro de TVA d’un client européen.
Pour aller plus loin
Étape 2Faire une facture complète
Mission terminée
Une facture belge porte neuf mentions. Il en manque une ? Le client peut la refuser, et le fisc peut la contester.
Facturez le jour où vous livrez : vous serez aussi payé plus tôt.
Ce qu’il faut savoir
- Les neuf mentions : date, numéro unique, votre identité, celle du client, date de la prestation, description, TVA par taux, total, raison de l’absence de TVA.
- Le numéro suit une série continue, sans trou ni doublon. Une série par année est permise.
- La facture part au plus tard le 15 du mois qui suit la prestation. Travail fini en mars : facture avant le 15 avril.
- Vous la gardez dix ans, à partir du 1er janvier de l’année qui suit sa date.
Attention
Une facture ne se supprime jamais. Une erreur ou une annulation se corrige par une note de crédit.
Les questions à poser
- Le client a-t-il un numéro de bon de commande à reprendre sur la facture ?
- Quel délai de paiement avons-nous convenu ?
Qui peut vous aider
- SPF Finances
Les règles officielles de facturation et de TVA.
- ITAA
Un comptable inscrit relit votre modèle de facture.
Pour aller plus loin
Étape 3Mettre la bonne TVA
En remplissant la facture
La Belgique a quatre taux de TVA. Le taux de 21 % s’applique par défaut. Les autres visent des biens et services précis.
Pour passer du prix hors TVA au prix TVA comprise, multipliez par 1,21. Pour faire l’inverse, divisez par 1,21.
Ce qu’il faut savoir
- Ne retirez jamais 21 % d’un prix TVA comprise : vous perdriez de l’argent.
- Sous la franchise, vous ne mettez pas de TVA. La facture dit pourquoi, avec une mention écrite.
- Pour une entreprise d’un autre pays de l’UE, vous facturez sans TVA belge. Le client la déclare chez lui.
| Taux | Pour quoi |
|---|---|
| 21 % | Le taux par défaut : conseil, design, développement, la plupart des services |
| 12 % | Restauration hors boissons alcoolisées, margarine, logement social sous conditions |
| 6 % | Alimentation de base, eau, livres, médicaments, transport de personnes |
| 0 % | Exceptionnel : quotidiens et hebdomadaires d’information, par exemple |
Les questions à poser
- Mon activité figure-t-elle dans la liste des taux réduits ?
- Mon client est-il une entreprise assujettie, un particulier, ou à l’étranger ?
- Ma facture doit-elle porter une mention d’autoliquidation ?
Qui peut vous aider
- SPF Finances
Les taux et les mentions officielles.
- ITAA
Tranche les cas où le taux n’est pas clair.
Pour aller plus loin
Étape 4Envoyer la facture par Peppol
Client entreprise belge
Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre deux entreprises belges assujetties passe par Peppol. Un PDF par e-mail ne suffit plus.
Peppol est un réseau d’échange de factures. Votre logiciel s’y connecte, comme une boîte aux lettres.
Ce qu’il faut savoir
- Vous êtes concerné dès que vous avez un numéro de TVA actif, franchise comprise.
- Vous devez aussi pouvoir recevoir les factures de vos fournisseurs, même si vos clients sont des particuliers.
- Un abonnement à un logiciel de facturation se déduit à 120 % de son prix, pour les revenus 2024 à 2027.
| Constat | Amende |
|---|---|
| Premier | 1 500 € |
| Deuxième | 3 000 € |
| Troisième et suivants | 5 000 € |
Les questions à poser
- Le logiciel envoie-t-il et reçoit-il les factures Peppol ?
- Que coûte-t-il par an, et puis-je exporter mes factures si je le quitte ?
- Mon comptable reçoit-il mes factures directement ?
Qui peut vous aider
- efacture.belgium.be
Le portail officiel et son test « Suis-je concerné ? ».
- Annuaire Peppol
Chercher si un client a une adresse Peppol.
Pour aller plus loin
- Peppol : se mettre en règleguide
- Comparer les logiciels Peppolcomparatif
- Prêt pour Peppolchecklist
Étape 5Être payé, et relancer
Après l’envoi
Mettez sur chaque facture une communication structurée et un QR code de virement. Le client paie sans faute de frappe, et vous retrouvez chaque paiement.
Entre entreprises, une facture se paie à 30 jours si rien d’autre n’est prévu.
Ce qu’il faut savoir
- La communication structurée compte douze chiffres, écrits +++123/4567/89012+++. Les deux derniers servent de contrôle.
- Dès le lendemain de l’échéance, des intérêts de retard courent sans que vous ayez à écrire.
- Vous pouvez aussi réclamer 40 € de frais de recouvrement, sans rien prouver.
Attention
Avec un client particulier, ces règles ne s’appliquent pas. Le premier rappel est gratuit et les frais sont plafonnés.
Les questions à poser
- La facture est-elle bien arrivée, et à la bonne personne ?
- Y a-t-il un souci sur la prestation qui bloque le paiement ?
- Pouvez-vous me donner une date de paiement ?
Qui peut vous aider
- Companyweb
Regarder la santé financière d’un client avant de lui faire crédit.
- ITAA
Votre comptable suit les factures ouvertes avec vous.
Pour aller plus loin
Cas particuliers
Le parcours ci-dessus suit le cas le plus courant. Ouvrez seulement ce qui vous concerne.
Vous êtes sous la franchise de TVA
Vous ne mettez pas de TVA et vous écrivez « Régime particulier de franchise des petites entreprises ». Vos factures aux entreprises belges passent aussi par Peppol.
Chaque année avant le 31 mars, vous déposez le listing clients, même vide.
Vous faites des travaux immobiliers pour une entreprise
Pour des travaux immobiliers chez une entreprise belge assujettie, vous facturez sans TVA. Le client la déclare : c’est l’autoliquidation.
La mention à écrire est fixée par la loi. Recopiez-la telle quelle.
Vous vendez en ligne à des particuliers d’autres pays de l’UE
Sous 10 000 € par an, vous facturez la TVA belge. Au-delà, vous facturez la TVA du pays de chaque client, déclarée par le guichet OSS.
Le client annule après la facture
Vous ne supprimez rien. Vous émettez une note de crédit qui annule la facture, en tout ou en partie.
Sources
- SPF Finances, Comptabilité et facturation en matière de TVA, consulté le 11/10/2026
- efacture.belgium.be, Pour qui la facturation électronique est-elle obligatoire ?, consulté le 11/10/2026
- Arrêté royal du 8 juillet 2025 (facturation électronique), consulté le 11/10/2026
- Loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement, consulté le 11/10/2026
- SPF Finances, Régime de la franchise de taxe pour les petites entreprises, consulté le 11/10/2026